مدیریت درست امور مالی یک کسب‌وکار و داشتن فردی که مسئولیت این فرآیند را بر عهده داشته باشد، از مهم‌ترین عوامل موفقیت در شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها است. رعایت اصول صحیح حسابداری و استخدام یا برون‌سپاری یک متخصص برای این حوزه می‌تواند از بروز مشکلات جریان نقدینگی جلوگیری کند؛ مشکلی که بسیاری از شکست‌های کسب‌وکار از آن ناشی می‌شود.
1. تفکیک هزینه‌های شخصی و تجاری
اولین گام حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک، باز کردن حساب بانکی تجاری است. این حساب مزایای مهمی دارد، از جمله:
- ساده‌تر شدن ردیابی و اثبات هزینه‌های کاری برای کسرهای مالیاتی
- ایجاد پوشش حقوقی با جدا نگه داشتن پول شخصی و شرکتی
- امکان دریافت خط اعتباری برای مدیریت نوسانات مالی
بهتر است کسب‌وکار یک حساب جاری، پس‌انداز، کارت اعتباری و حساب خدمات پرداخت برای تراکنش‌های مشتریان داشته باشد.
2. استفاده از نرم‌افزار حسابداری
حسابداری، سیستم ثبت و بررسی تمام درآمدها و هزینه‌ها است و نقش اساسی در تصمیم‌گیری‌های مالی دارد. از آنجایی که بسیاری از کارآفرینان در این زمینه تخصص کافی ندارند، استخدام یک حسابدار یا برون‌سپاری این وظیفه برای شرکت‌های کوچک می‌تواند انتخابی کاملاً منطقی باشد.
3. تنظیم بودجه
تدوین بودجه، یکی از پایه‌ای‌ترین اقدام‌ها در زمان طراحی یک طرح کسب‌وکار است. این کار شامل پیش‌بینی درآمدها و هزینه‌ها و سپس مقایسه آن با عملکرد واقعی است. آمارها نشان می‌دهد بیش از 60٪ کسب‌وکارهای سالم همواره بودجه‌ریزی می‌کنند و حساب جداگانه برای حقوق و دستمزد دارند، در حالی که این عدد در کسب‌وکارهای ضعیف کمتر از 5٪ است.
4. نگهداری سوابق مالی دقیق
ثبت دقیق اطلاعات مالی یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیر یک کسب‌وکار کوچک است. نرم‌افزارهای حسابداری بخش زیادی از این فرآیند را خودکار می‌کنند و ثبت و ذخیره مدارک مالی را آسان‌تر می‌سازند؛ به‌خصوص زمانی که قصد استفاده از کسرهای مالیاتی دارید.
5. انتخاب روش حسابداری
هر کسب‌وکار باید یک روش ثابت برای ثبت درآمد و هزینه‌ها داشته باشد. حسابداری نقدی برای کسب و کارهای کوچک ساده‌تر است زیرا درآمد زمانی ثبت می‌شود که پول دریافت شود. انتخاب یک روش مشخص، پایه کارهای مالیاتی و گزارش‌دهی دقیق است.
6. به‌روز نگه داشتن دفتر حسابداری
اگر دفاتر حسابداری مرتب ثبت نشوند، مدیران دید روشنی از وضعیت مالی شرکت نخواهند داشت. ثبت منظم فاکتورها و رسیدها و همچنین پلمپ دفاتر، در کنار اتصال حساب‌های بانکی به نرم‌افزار حسابداری، الزامی است.
7. کنترل هزینه‌ها
نیروی کار و موجودی کالا معمولاً بزرگ‌ترین هزینه‌های شرکت‌های کوچک هستند. ابزارهای ردیابی زمان و مدیریت منابع می‌توانند به شناسایی هزینه‌های اضافی کمک کرده و برنامه‌ریزی مالی را دقیق‌تر کنند.
8. برنامه‌ریزی برای سرمایه‌گذاری‌های بزرگ
ردیابی مستمر درآمد و هزینه‌ها کمک می‌کند بهترین زمان برای خرید تجهیزات یا انجام سرمایه‌گذاری‌های مهم شناسایی شود. همچنین به کسب‌وکار امکان می‌دهد قبل از نیاز، اعتبار مالی لازم را ایجاد کند.
9. آگاهی از مهلت‌های مالیاتی
داشتن یک تقویم مالیاتی که شامل تاریخ‌های مهم و اقدامات هر ماه است، ضروری است. این کار از بروز جرایم و دیرکردهای مالیاتی جلوگیری می‌کند.
10. دقت در اطلاعات موجودی
برای تهیه صورت‌های مالی دقیق، اطلاعات موجودی باید صحیح باشد. شمارش فیزیکی یا استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی (به‌ویژه در صورت اتصال به سیستم فروش و حسابداری) می‌تواند اعداد را به طور خودکار و دقیق ثبت کند.
11. استفاده از صورت‌های مالی برای تحلیل عملکرد
صورت سود و زیان میزان سودآوری را مشخص می‌کند، ترازنامه وضعیت کلی دارایی‌ها و بدهی‌ها را نشان می‌دهد و گزارش جریان نقدی تعیین می‌کند آیا شرکت قادر به پرداخت تعهدات جاری خود هست یا نه.
12. ایجاد پیش‌بینی مالی
پیش‌بینی درآمد و هزینه‌ها به کسب‌وکار کمک می‌کند نیازهای مالی آینده را تخمین بزند و برای سرمایه‌گذاری یا مدیریت هزینه‌ها برنامه‌ریزی کند.
13. استفاده از اپلیکیشن حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری مخصوص کسب‌وکارهای کوچک، امکان مدیریت یکپارچه هزینه‌ها، تراکنش‌ها و مالیات‌ها را فراهم می‌کنند و همکاری با حسابدار را نیز ساده‌تر می‌سازند.
14. پیگیری فاکتورها
بهترین زمان ارسال فاکتور درست پس از انجام کار است. یادآوری‌های دوستانه، احتمال دریافت سریع‌تر پول را افزایش می‌دهد. بسیاری از نرم‌افزارها ارسال خودکار یادآوری را نیز پشتیبانی می‌کنند.
15. پرداخت حقوق به خود
صاحبان کسب‌وکار باید مانند یک کارمند حقوق دریافت کنند. این کار ساختار مالی شرکت را شفاف کرده و نشان می‌دهد کسب‌وکار یک شخصیت مستقل دارد.
سخن پایانی
کسب‌وکارهای کوچک و نوپا با اجرای این 15 نکته حسابداری می‌توانند پایه‌های مالی خود را از ابتدا محکم کنند و شانس موفقیتشان را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند. شرکت در دوره‌های تخصصی مانند MBA مالی نیز می‌تواند دانش لازم را برای مدیریت مالی دقیق‌تر فراهم کند. بررسی مداوم شاخص‌های مالی، کلید تشخیص فرصت‌های رشد و جلوگیری از مشکلات جدی است.